โปรแกรม Microsoft Excel

เขียนโดย Unknown |

โปรแกรม Microsoft Excel

ไมโครซอฟต์เอ็กเซล เป็นโปรแกรมสำเร็จรูปที่ช่วยในการทำงานด้านการคำนวณแบบกระดาษทำการ(Electronic Spreadsheet) บนระบบวินโดวส์(Windows) ซึ่งเป็นระบบที่ใช้ง่าย สะดวกและมีประสิทธิภาพ สามารถใช้กับงานด้านงบประมาณ งานทางด้านบัญชี การเงิน การวิเคราะห์ข้อมูล งานแผนงานโครงการ งานฐานข้อมูล การจัดทำรายงานแบบต่างๆ และการนำเสนอข้อมูลด้วยกราฟแบบต่างๆ เป็นต้น

หน้าจอของ MS Excel

เมื่อเปิดโปรแกรม MS Excel ครั้งแรก จะมีกรอบหน้าต่าง สำหรับอำนวยความสะดวก เช่น ให้เปิดไฟล์ใหม่ หรือกำหนดค่าต่าง ๆ ทำให้หน้าจอของ Excel ถูกกินพื้นที่ไป ในขั้นแรกนี้ ให้ท่านคลิกที่ปุ่ม X เพื่อปิดหน้าต่างนี้ ดังรูป (ในวงรีสีแดง)

แต่ละส่วนของหน้าจอมีรายละเอียด ดังนี้

Title Bar

ส่วนนี้อยู่บนสุดของหน้าจอ จะบอกชื่อไฟล์ที่กำลังทำงาน ถ้ายังไม่ได้บันทึกไฟล์ Excel จะตั้งขื่อให้เป็น Book และตามด้วยตัวเลข เช่น Book1.xls, Book2.xls เป็นต้น แต่ถ้ามีการบันทึกไฟล์แล้ว Excel จะใช้ชื่อที่บันทึก

Menu Bar

เมนูบาร์ อยู่ถัดลงมาจาก Title Bar เราใช้เมนูบาร์เพื่อบอกให้ Excel ทำงานตามที่เราต้องการ เช่น การบันทึกไฟล์ การจัดการเกี่ยวกับข้อความต่าง ๆ การจัดรูปแบบ Cell เป็นต้น ในแต่ละหัวข้อ เช่น File, Edit, View, … เมื่อนำเมาส์ไปคลิกจะเกิดเมนูย่อย ซึ่งเราสามารถเลือกได้ โดยใช้เมาส์คลิก หรือ ใช้ปุ่มลูกศรขึ้นลง บนแป้นพิมพ์ เลื่อนแถบไปที่เมนูที่ต้องการ แล้วกดปุ่ม Enter เมนูที่มีเครื่องหมาย

แสดงว่า มีเมนูย่อยต่อไปอีก เมนูที่มีลักษณะสีจาง ๆ แสดงว่า ในสภาพนี้ ยังไม่สามารถใช้เมนูนี้ได้

เราสามารถกำหนดให้ Excel แสดงเมนูแบบเต็มทุกเมนู หรือแสดงเฉพาะเมนูที่ใช้บ่อย ๆ ก็ได้ การตั้งให้แสดงเมนูทุกเมนู ทำดังนี้

1. ใช้เมาส์ชี้ที่ Tools

2. คลิกเมาส์ 1 ครั้ง

3. กดปุ่มลูกศรชี้ลง บนแป้นพิมพ์ เพื่อเลื่อนแถบสว่าง มาที่ Customize

4. กดปุ่ม Enter บนแป้นพิมพ์

5. ใช้เมาส์คลิกที่แถบ Options

6. จะเห็น Always show full menus ให้คลิกในกล่องสี่เหลี่ยมที่อยู่หน้าข้อความนี้

7. คลิกปุ่ม ปิด ( ) เพื่อปิดเมนู

Toolbars

Standard Toolbars(เครื่องมือมาตรฐาน)

Formatting Toolbars (เครื่องมือสำหรับจัดรูปแบบ)

กลุ่มเครื่องมือเหล่านี้ เป็นเครื่องมือที่ใช้บ่อย ๆ เราสามารถจะให้แสดงที่หน้าจอหรือไม่แสดงก็ได้ นอกจากนี้ เรายังสามารถเปลี่ยนเครื่องมือแต่ละตัวได้ ถ้าหน้าจอของท่านไม่มีเครื่องมือเหล่านี้ สามารถนำมาแสดงได้ ดังนี้

1. ไปที่ View แล้วคลิกเมาส์ปุ่มซ้าย 1 ครั้ง

2. กดปุ่มลูกศรชี้ลง เพื่อเลื่อนแถบสว่าง จนกระทั่งถึง Toolbars

3. กดปุ่มลูกศรขี้ไปทางขวา จะเห็น ทั้ง Standard Toolbars และ Formatting Toolbars

4. คลิกให้เกิดลูกศร ที่หน้า Toolbars ทั้งสอง เพื่อให้แสดงที่หน้าจอ ถ้ามีลูกศรอยู่แล้ว แสดงว่า แถบเมนูทั้งสองแสดงอยู่แล้วที่หน้าจอ ถ้าไม่ต้องการแสดง ก็คลิกลูกศรออก

สัญญลักษณ์บน Toolbars ที่ควรรู้จัก

	เปิด ไฟล์ใหม่ หรือเปิด Workbook ใหม่
	เปิดงานที่มีอยู่แล้ว โปรแกรมจะถามหาชื่อไฟล์ และที่อยู่
	บันทึก หรือจัดเก็บไฟล์ ถ้าเป็นการบันทึกครั้งแรก โปรแกรมจะถามชื่อและที่อยู่ แต่ถ้าเคยบันทึกแล้ว โปรแกรมจะไม่ถามอะไรทั้งสิ้น แต่จะทำการบันทึกทันทีโดยใช้ชื่อเดิม
	สำหรับสั่งพิมพ์ เมื่อกดปุ่มนี้ Excel จะพิมพ์ข้อความทันที ถ้าต้องการตั้งค่าต่าง ๆ ให้ใช้ File > Print เพื่อเปิดหน้าจอการพิมพ์
	สำหรับ คัดลอกข้อความใน Cell เมื่อคลิกปุ่มนี้ Cell ปัจจุบันที่ถูกเลือก จะมีเส้นประวิ่งรอบ ๆ Cell แสดงว่า Cell นี้กำลังถูกคัดลอก ถ้าต้องการเอาเส้นประออก ให้กดปุ่ม Esc เพื่อยกเลิก
	สำหรับ นำข้อความที่ถูกคัีดลอก หรือ copy นำมาแสดงใน Cell ใด Cell หนึ่ง เครื่องมือนี้ ทำงานร่วมกับ เครื่องมือคัดลอก ถ้าไม่มีการคัดลอก เครื่องมือนี้ก็จะใช้ไม่ได้ สามเหลี่ยมเล็ก ๆ ข้าง ๆ มีตัวเลือกให้เลือกว่าจะนำมาแสดงอย่างไร เช่น Formula นำมาแสดงเฉพาะสูตร Value นำมาแสดงเฉพาะค่้าตัวเลขหรือตัวอักษร ไม่เอารูปแบบ No Borders นำมาแสดงแบบไม่มีกรอบ ถ้าของเดิมมีกรอบ Past Spacial กำหนดเอง เช่น ไม่เอาสีพื้น ฯลฯ จะมีหน้าจอให้เลือก
	สำหรับ การรวมตัวเลขใน Cell ที่เลือก สามเหลี่ยมข้าง ๆ จะสามารถเลือกฟังก์ชั่นอย่างอื่น ๆ อีกได้ เช่น การหาค่าเฉลี่ย (Average) การนับจำนวน(Count) การหาค่าสูงสุด(Max) การหาค่าต่ำสุด(Min) และฟังก์ชั่นอื่น ๆ
	สำหรับการเรียงข้อมูลใน Cell ที่เลือก โดยเรียงจากน้อยไปหามาก
	สำหรับการเรียงข้อมูลใน Cell ที่เลือก โดยเรียงจากมาก ไปหาน้อย
	สำหรับการสร้างกราฟแบบต่าง ๆ เช่น กราฟแท่ง กราฟวงกลม เป็นต้น

Formula Bar

Formula Bar สามารถเลือกเปิด หรือปิดได้ โดยไปที่ View > Formular Bar ถ้าเปิดอยู่จะเห็นเป็นแถบดังภาพข้างบนนี้ ส่วนที่อยู่ซ้ายสุด คือ ชื่อของ cell และช่องถัดมา เป็นส่วนที่จะใส่ข้อมูลใน cell นี้ หรือใส่สูตรของ Excel ลงใน cell นี้

Status Bar

Status Bar สามารถเลือกเปิด หรือปิดได้ โดยไปที่ View > Status Bar ถ้าข้างหน้าของ Status Bar มีเครื่องหมายถูกอยู่ แสดงว่า Status Bar กำลังเปิดอยู่
Status Bar บอกสถานะของโปรแกรม คำว่า Ready ทางด้านซ้าย บอกว่า ขณะนี้โปรแกรมพร้อมรับคำสั่งจากท่าน ส่วนทางด้านขวามือจะมีข้อมูลหลายอย่าง เช่น

- แสดงสถานะของปุ่ม Num Lock ถ้าปุ่มเปิดอยู่ จะเห็นคำว่า NUM ปุ่มนี้ ถ้าไม่เปิด จะไม่สามารถใช้ปุ่มกลุ่มตัวเลขด้านขวามือบนแป้นพิมพ์ได้

- แสดงสถานะของปุ่ม Caps Lock ถ้าปุ่มนี้ ถูกเปิดอยู่ จะเห็น CAPS ปรากฎ ปุ่มนี้ใช้สำหรับพิมพ์อักษรแถวบน บนแป้นพิมพ์

การเลื่อน Active Cell เมื่อกด Enter

Active Cell คือ cell ที่เรากำลังทำงานอยู่ เมื่อเราทำงานกับ cell นั้นๆ เสร็จแล้วจะ กด Enter เพื่อไปทำงานยัง cell อื่นต่อไป โดยปกติแล้วค่าที่โปรแกรม กำหนดมานั้น เมื่อเราทำงานเสร็จ กด enter แล้ว Active cell จะ เลื่อนลงข้างล่างใน column เดียวกัน

แต่มีงานบางประเภทต้องการใส่ข้อมูลในแนวนอน ก็ไม่สะดวกในการทำงานหาก enter แล้ว active cell เลื่อนลงอยู่เรื่อย ในขณะที่เราต้องการให้มันเลื่อนไปทางขวามากกว่า