การนำเสนอข้อมูล
ความหมายของการนำเสนอข้อมูล
การนำเสนอข้อมูล
หมายถึง การสื่อสารเพื่อเสนอข้อมูล ความรู้ ความคิดเห็น หรือ
ความต้องการไปสู่ผู้รับสาร โดยใช้เทคนิคหรือวิธีการต่างๆ
อันจะทำให้บรรลุผลสำเร็จตามจุดมุ่งหมายของการนำเสนอ
ความสำคัญของการนำเสนอ
ในปัจจุบันนี้การนำเสนอเข้ามามีบทบาทสำคัญในองค์กรทางธุรกิจ
ทางการเมือง ทางการศึกษา หรือแม้แต่หน่วยงานของรัฐทุกแห่ง
ก็ต้องอาศัยวิธีการนำเสนอเพื่อสื่อสารข้อมูล เสนอความเห็น เสนอขออนุมัติ
หรือเสนอข้อสรุปผลการดำเนินงานต่างๆ ผู้มีหน้าที่เกี่ยวกับการประชาสัมพันธ์
การแนะนำเพื่อการเยี่ยมชม การฝึกอบรม การประชุม
หรือผู้ที่เป็นหัวหน้างานทุกระดับจะต้องรู้จักวิธีการนำเสนอ
เพื่อนำไปใช้ให้เหมาะสมกับงานต่างๆ และเพื่อผลสำเร็จของการพัฒนางานของตน
หรือขององค์กรและหน่วยงานต่างๆ กล่าวโดยสรุป การนำเสนอมีความสำคัญ
ต่อการปฏิบัติงานทุกประเภท เพราะช่วยในการตัดสินใจในการดำเนินงาน ใช้ในการพัฒนางาน
ตลอดจนเผยแพร่ความก้าวหน้าของงานต่อผู้บังคับบัญชา และบุคคลผู้ที่สนใจ
จุดมุ่งหมายในการนำเสนอ
1. เพื่อให้ผู้รับสารรับทราบความคิดเห็นหรือความต้องการ
เช่น ในการประชุมคณะ กรรมการต่างๆ
ประธานในที่ประชุมจะต้องชี้แจงวาระการประชุมให้ที่ประชุมรับทราบ
ที่มักเรียกกันว่าเรื่องที่ประธานจะแจ้งให้ทราบ
2. เพื่อให้ผู้รับสารพิจารณาเรื่องใดเรื่องหนึ่ง
เช่น ในการประชุมคณะกรรมการแต่ละครั้งคณะกรรมการฝ่ายต่างๆ จะต้องชี้แจงข้อมูลหรือแสดงความคิดเห็นให้ที่ประชุมรับได้ทราบ
เพื่อประกอบการพิจารณาวินิจฉัยหรือลงมติที่ประชุม
3. เพื่อให้ผู้รับสารได้รับความรู้จากข้อมูลที่นำเสนอ
เช่น ในการฝึกอบรมหรือการสัมมนา
วิทยากรหรือผู้เชี่ยวชาญจะต้องนำเสนอข้อมูลที่เป็นข้อความรู้ และข้อเท็จจริงต่างๆ
ให้แก่ผู้เข้าฝึกอบรม หรือใช้ ในการบรรยายสรุปผลการดำเนินงานต่างๆ
เพื่อให้ผู้มาเยี่ยมชมกิจการ หรือผู้บังคับบัญชาที่เดินทาง มาตรวจเยี่ยมได้รับทราบ
4. เพื่อให้ผู้รับสารเกิดความเข้าใจที่ถูกต้อง
เช่น การชี้แจงระเบียบหรือวิธีการปฏิบัติต่าง ๆ ให้แก่ผู้เกี่ยวข้องเข้าใจ โดยเฉพาะเมื่อมีการออกระเบียบใหม่หรือเปลี่ยนแนวทางในการปฏิบัติ
ก็จำเป็นต้องชี้แจงเพื่อให้เกิดความเข้าใจที่ตรงกันและปฏิบัติได้อย่างถูกต้อง
ประเภทของการนำเสนอ
1. การนำเสนอเฉพาะกลุ่ม
เป็นการนำเสนอข้อมูลต่าง ๆ ต่อผู้ที่มีหน้าที่เกี่ยวข้องหรือผู้ที่ได้รับเชิญให้เข้าร่วมรับทราบข้อมูลในการนำเสนอ
2. การนำเสนอทั่วไปในที่สาธารณะ
เป็นการนำเสนอข้อมูลต่าง ๆ ที่เปิดโอกาสให้บุคคลทั่วไปเข้าร่วมฟังการนำเสนอได้
มีการเปิดโอกาสให้ผู้ฟัง ได้ซักถามเพิ่มเติมหรือแสดงความคิดเห็นได้อีกด้วย
ลักษณะของข้อมูลที่นำเสนอ
ในการนำเสนอแต่ละครั้งนั้น
สามารถนำข้อมูลที่มีลักษณะแตกต่างกันมาร่วม นำเสนอด้วยกันได้
ขึ้นอยู่กับจุดประสงค์ของผู้นำเสนอ ข้อมูลที่จะนำเสนอแบ่งออกตามลักษณะของข้อมูล
ได้แก่
1. ข้อเท็จจริง
หมายถึงข้อความที่เกี่ยวข้องกับเหตุการณ์
เรื่องราวที่เป็นมาหรือเป็นอยู่ตามความจริง หรือสามารถตรวจสอบให้เป็นที่ประจักษ์ได้ว่าเป็นความจริง
อาจเป็นความรู้ที่ได้จากการทดสอบหรือทดลองทางวิทยาศาสตร์ก็ได้
สามารถนำมาใช้เป็นหลักฐาน
ข้ออ้างอิงสำหรับกล่าวอ้างถึงในการพิสูจน์สิ่งใดสิ่งหนึ่งได้
2. ข้อคิดเห็น
เป็นความเห็นอันเกิดจากประเด็นหรือเรื่องราวที่ชวนให้คิด อาจเป็นความรู้สึก
ความเชื่อถือหรือแนวคิดที่ผู้นำเสนอมีต่อสิ่งใดสิ่งหนึ่ง
ความเห็นของแต่ละคนอาจแตกต่างกันได้ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับพื้นฐานและประสบการณ์ของแต่ละบุคคล
ข้อคิดเห็นต่างจากข้อเท็จจริง คือ ข้อเท็จจริงเป็นเรื่องจริงที่ยอมรับกันโดยทั่วไป
แต่ข้อคิดเห็นอาจมีทั้งผู้เห็นด้วยและไม่เห็นด้วยก็ได้
ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับผู้ฟังเป็นผู้ตัดสินใจว่าข้อคิดเห็นนั้น ๆ น่ารับฟังหรือไม่
สมเหตุสมผลเพียงใด ข้อคิดเห็นมีลักษณะต่าง ๆ กัน
2.1. ข้อคิดเห็นเชิงเหตุผล
เป็นข้อคิดเห็นที่อ้างถึงเหตุผล อ้างถึงข้อเปรียบเทียบที่ เชื่อถือได้
และความมีเหตุผลต่อกัน โดยชี้ให้ผู้รับฟังเห็นว่า ควรทำอย่างนั้นเพราะเหตุเช่นนี้
แต่ถ้าไม่ทำอย่างที่กล่าวก็จะมีผลตามมาอย่างไรบ้าง
โดยทั้งหมดนี้เป็นเหตุผลของผู้แสดง ความคิดเห็นเท่านั้น
แนะนำโปรแกรม
โปรแกรมนำเสนองานที่ศึกษาในบทนี้จะใช้โปรแกรม Microsoft PowerPoint ซึ่งเป็นโปรแกรมที่ใช้งานได้ง่าย และสะดวกในการใช้งานมาก
โปรแกรมนี้จึงเป็นโปรแกรมที่นิยมใช้กันแพร่หลาย Microsoft Excel เป็นโปรแกรมหนึ่งในชุดของโปรแกรมMicrosoft Office 2010 มีคุณสมบัติหลายอย่างได้รับการพัฒนาให้มีขีดความสามารถมากขึ้น
ใช้ในการนำเสนอข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์
ผู้ใช้สามารถสร้างงานในการนำเสนอได้หลากหลายรูปแบบ โดยสามารถนำข้อความ รูปภาพ
ตาราง แผนภูมิต่าง ๆ ตลอดจนภาพเคลื่อนไหวและเสียง
มาประกอบเข้าด้วยกันเป็นลักษณะสื่อประสมเพื่อสร้างเป็นงานนำเสนอต่อผู้อื่นได้อย่างสวยงามและน่าตื่นตาตื่นใจ
การเข้าสู่โปรแกรม
1. คลิกที่ปุ่ม Start
2. เลือกเมนู Program
3. เลือกเมนู Microsoft Office (บางเครื่องอาจไม่มีเมนูนี้)
4. คลิกที่ Microsoft PowerPoint
0 ความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น